At skabe en papirløse kontor

Når du arbejder hjemmefra, er det normalt at opdage, at du har dit kontor, i et område, der ikke er meget stor, såsom en boks værelse eller endda i hjørnet af køkkenet. Når din virksomhed virkelig tager fart, vil du begynde at opdage, at dit arbejdsområde begynder at få oversvømmet af papirarbejde, og at du kører tør for lagerplads.
En fremragende løsning til dette er at sigte mod at have en papirløse kontor. Naturligvis visse dokumenter skal opbevares i juridiske og skattemæssige formål, men tag et kig omkring dig og spørg dig selv, “hvor meget af dette papir har jeg skal holde?”
Den første opgave er at gå gennem dine papirer og beslutte, hvad er for placeringen. Basere din beslutning om, hvorvidt du nogensinde vil få brug for dette dokument igen. Dette er lidt anderledes at dokumenter du kender du vil aldrig læse igen, fordi de fleste virksomheder er forpligtet ved lov til at beholde visse papirarbejde i officielt øjemed, f.eks, visse kvitteringer og leasing aftaler.
For det andet, beslutte, hvad du ønsker at få adgang til i fremtiden, men ikke kræve, at oplysningerne er på papir. Dette er den vigtigste gruppe af dokumenter, der er på vej mod din scanner. Emner i denne kategori vil omfatte breve mellem dig og dine kunder, brochurer, prislister, visitkort osv.
Din tredje opgave er at adskille alle officielle, juridisk, skat, mv dokumenter du skal holde. Dybest set, bør du overveje, hvis disse dokumenter muligvis vil kræves af en advokat, skat inspektør, tolder eller politiet. Hvis du ikke er sikker på, så er det bedre at fejle på siden af forsigtighed og holde den.
NØDVENDIGE UDSTYR
På den antagelse, at du allerede ejer en computer, hvad andre udstyr du vil få brug for?
Ordentlig arkivering kasser for “holder”. Kontor forsyning gemmer lager en bred vifte af opbevaring muligheder. Mærke dine kasser og filer korrekt så at du kan få adgang til oplysningerne i dem let. Du kunne også overveje at bede din advokat, revisor eller bank til at gemme de mere vigtige emner for dig. Dette er en god mulighed for de meget vigtige dokumenter, men du skal betale for tjenesten.
En scanner. Scannere er relativt billige og er meget billigere og mindre end et arkivskab. Systematisk arbejde din vej gennem dine filer og scanne elementer i den anden kategori. HUSK AT TAGE BACKUP AF ALLE DINE SCANNINGER! De fleste nyere computere vil have en CD-brænder. De er en billig og hurtig måde at gøre en permanent, digital post dine filer. Som med din arkivering kasser, klart markere din CD med en guide til oplysninger, indeholder det.
Et papir shredder. EFTER du har lavet BACKUP kopier af de overflødige papirarbejde, makulere alle dine uønskede papirarbejde for at holde det væk fra nysgerrige øjne. Du kan bruge shreddings på en kompostbunke, hvis du har en. De er gode at blande med græs stiklinger!

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *

Navigation